1. Wie is verantwoordelijk?
Harley Oemed, handelend onder de handelsnamen Oemey, is verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen, tenzij uitdrukkelijk is aangegeven dat Oemey als verwerker namens een zakelijke klant handelt.
Adres: Gr. Juliana van Stolberglaan 31, Unit A1209, 2263 AB Leidschendam, Nederland
KvK: 76902420
Btw-identificatienummer: NL003143660B93
Contact: info@oemey.nl · +31 85 500 00 48 · www.oemey.nl
Oemey heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Privacyvragen worden rechtstreeks door Oemey behandeld.
2. Voor wie geldt deze verklaring?
Deze verklaring geldt voor bezoekers van websites en webwinkels van Oemey, klanten en opdrachtgevers, gebruikers van Oemey Facturen & Offertes, kopers van digitale producten, coachingklanten, klanten van digitale hulp en financieel overzicht & budgethulp, kandidaten en zzp’ers in bemiddelingstrajecten, contactpersonen bij opdrachtgevers, nieuwsbriefontvangers, reviewers en personen die via formulieren, e-mail, Microsoft Teams, telefoon, sociale media of andere kanalen contact opnemen.
Een extern platform, zoals Etsy, een betaalprovider of sociaal netwerk, kan voor zijn eigen doeleinden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Raadpleeg in dat geval ook de privacyverklaring van die partij.
3. Welke gegevens verwerken wij?
- Identiteits- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en contactvoorkeur.
- Bedrijfsgegevens: functie, organisatie, website, KvK- en btw-nummer en zakelijke contactpersonen.
- Opdracht-, bestel- en betaalgegevens: gekozen producten of diensten, offerte, afspraken, bedragen, factuur, betaalstatus, transactiereferentie en correspondentie.
- Account- en applicatiegegevens: gebruikers-ID, abonnementsvorm, accountstatus, beveiligings- en inloggegevens en gegevens die binnen betaalde functionaliteiten worden opgeslagen.
- Project- en communicatiegegevens: e-mails, gespreksnotities, supportvragen, klachten, feedback en aangeleverde teksten, documenten, afbeeldingen, audio, video, logo’s en toegangsgegevens.
- Kandidaat- en bemiddelingsgegevens: cv, werkervaring, opleiding, vaardigheden, certificaten, beschikbaarheid, regio, tarief- of salarisindicatie, profiel, gespreksnotities, referenties en informatie over voorgestelde opdrachten.
- Coachinggegevens: hulpvraag, doelen, afspraken en notities die nodig zijn voor het traject. Oemey vraagt niet om medische dossiers of andere bijzondere persoonsgegevens.
- Gegevens voor financieel overzicht & budgethulp: door jou aangeleverde inkomsten, uitgaven, vaste lasten, betalingsverplichtingen, budgetten, reserveringen, spaardoelen, scenario’s en, indien noodzakelijk, gegevens uit bank-, transactie- of andere financiële overzichten.
- Technische gegevens: IP-adres, browser, apparaat, besturingssysteem, sessie- en loggegevens, bezochte pagina’s, verwijzende bron en cookievoorkeuren.
- Marketing- en publicatiegegevens: nieuwsbriefvoorkeuren, campagne-interacties, review, bedrijfsnaam, logo en openbaar gemaakt projectresultaat.
Oemey vraagt voor budgethulp nooit om bankwachtwoorden, pincodes, DigiD-codes of toegang tot internetbankieren. Deel bij financiële overzichten alleen gegevens die voor de opdracht noodzakelijk zijn en scherm rekeningnummers of andere identificerende gegevens waar mogelijk af. Volledige betaalkaartgegevens worden doorgaans rechtstreeks door de betaalprovider verwerkt en niet door Oemey opgeslagen. Oemey vraagt bij bemiddeling niet om een BSN, kopie identiteitsbewijs, gezondheidsgegevens of strafrechtelijke gegevens, tenzij hiervoor later een concrete wettelijke noodzaak bestaat en passende informatie en beveiliging zijn geregeld.
4. Hoe verkrijgen wij gegevens?
Wij ontvangen gegevens rechtstreeks wanneer je een formulier invult, contact opneemt, een bestelling of opdracht plaatst, een account maakt, een bestand uploadt, deelneemt aan een gesprek, een profiel of cv verstrekt of een Oemey-dienst gebruikt.
Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van opdrachtgevers, kandidaten, betaalproviders, verkoopplatforms, zakelijke partners, openbare bedrijfsregisters, openbare professionele profielen en door jou geactiveerde koppelingen. Technische gegevens kunnen automatisch worden verzameld.
Ontvangen wij gegevens niet rechtstreeks van jou, dan informeren wij je binnen de wettelijk vereiste termijn, uiterlijk bij het eerste contact of voordat gegevens voor het eerst met een andere ontvanger worden gedeeld, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.
5. Doeleinden en grondslagen
| Verwerking | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Contact en offerte | Vraag beantwoorden, behoefte beoordelen en aanbod voorbereiden. | Stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie. |
| Opdracht, bestelling en coaching | Afspraken uitvoeren, leveren, communiceren en ondersteunen. | Uitvoering overeenkomst. |
| Facturatie en administratie | Betalen, terugbetalen, boekhouden, belasting en incasso. | Overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang bij vorderingen. |
| Account en abonnement | Toegang, opslag, beveiliging, support en abonnementsbeheer. | Uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd beveiligingsbelang. |
| Bemiddeling | Geschiktheid bespreken, matchen en kandidaat aan een opdrachtgever voorstellen. | Overeenkomst of precontractuele stappen; gerechtvaardigd belang bij professionele bemiddeling. Opname in een talentpool gebeurt met toestemming. |
| Financieel overzicht & budgethulp | Aangeleverde financiële gegevens structureren, categoriseren, visualiseren en afgesproken berekeningen of scenario’s uitvoeren. | Uitvoering overeenkomst of stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst. |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Accounts, systemen, bezoekers en Oemey beschermen en incidenten onderzoeken. | Gerechtvaardigd belang bij veilige en betrouwbare dienstverlening en waar van toepassing wettelijke verplichting. |
| Beperkte analyse | Werking, gebruik en gebruikerservaring verbeteren. | Gerechtvaardigd belang bij beperkte privacy-impact; anders toestemming. |
| Nieuwsbrief en marketing | Relevante eigen producten, diensten en inhoud communiceren. | Toestemming of de wettelijke bestaande-klantregeling voor vergelijkbare eigen diensten. |
| Portfolio en reviews | Werk en ervaringen tonen. | Toestemming bij herkenbare personen; voor openbare zakelijke projectinformatie soms gerechtvaardigd belang, na belangenafweging en met eenvoudig bezwaar. |
| Juridische claims | Rechten vaststellen, uitoefenen of verdedigen en voldoen aan bevoegde verzoeken. | Gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting. |
Wanneer Oemey zich beroept op gerechtvaardigd belang, wegen wij het belang, de noodzaak en de gevolgen voor betrokkenen af. Je kunt vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.
6. Is verstrekking verplicht?
Gegevens die nodig zijn voor een overeenkomst, betaling, wettelijke administratie of beveiligde toegang moeten worden verstrekt. Zonder deze gegevens kan Oemey een aanvraag mogelijk niet behandelen of een dienst niet leveren. Gegevens voor marketing, een talentpool, herkenbare reviews of andere verwerking op basis van toestemming zijn vrijwillig; weigeren heeft geen nadeel voor de hoofddienst.
7. Oemey als verwerker voor klanten
Bij websitebeheer, ondersteuning, formulieren, webshops, online marketing of Oemey Facturen & Offertes kan Oemey namens een zakelijke klant persoonsgegevens van diens klanten, bezoekers, leveranciers of medewerkers verwerken. De zakelijke klant bepaalt dan het doel en de middelen en is verwerkingsverantwoordelijke; Oemey is verwerker.
In die situatie geldt de Verwerkersovereenkomst Oemey. Deze privacyverklaring beschrijft niet de eigen verwerking door die klant. Betrokkenen kunnen voor zulke gegevens in eerste instantie contact opnemen met de betreffende klant.
8. Oemey Facturen & Offertes
Bij de gratis generator kunnen documentgegevens lokaal in de browser worden verwerkt. Zij worden niet bewust naar Oemey verzonden, tenzij je een opslag-, account- of andere online functie gebruikt.
Oemey kan bij een succesvolle PDF-generatie een beperkte gebruiksregistratie bijhouden, zoals datum en tijd, documenttype, template en taal. Oemey slaat daarin zelf geen namen, IP-adressen, bedrijfsgegevens, bedragen, factuurnummers, IBAN’s of documentregels op. De gebruikte infrastructuur kan voor werking en beveiliging tijdelijk technische gegevens verwerken volgens de voorwaarden van de betreffende dienstverlener.
Bij een account of betaald abonnement worden gegevens opgeslagen die nodig zijn voor de gekozen functies, zoals bedrijfsprofielen, klanten, producten, documenten en documentregels. Voor persoonsgegevens van de eigen relaties van een zakelijke gebruiker treedt Oemey doorgaans als verwerker op.
9. Bemiddeling en delen van profielen
Oemey gebruikt kandidaat- en zzp-profielen om passende opdrachten of functies te bespreken. Een herkenbaar profiel of cv wordt niet zonder voorafgaand overleg en akkoord van de kandidaat aan een potentiële opdrachtgever verstrekt. Oemey kan eerst een geanonimiseerde samenvatting delen wanneer dit passend is.
Referenties worden alleen benaderd nadat dit met de kandidaat is afgestemd. Gegevens voor een toekomstige talentpool worden alleen langer bewaard nadat daarvoor afzonderlijke toestemming is gegeven; die toestemming kan altijd worden ingetrokken.
10. Financieel overzicht & budgethulp
Voor financieel overzicht en budgethulp gebruikt Oemey uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de afgesproken structuur, berekening of scenariovergelijking uit te voeren. Oemey heeft geen toegang tot internetbankieren nodig en vraagt niet om bankwachtwoorden, pincodes, DigiD-codes of vergelijkbare toegangscodes.
Financiële bronbestanden, bankexports en vergelijkbare detailbestanden worden niet langer bewaard dan nodig voor de opdracht. De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van aangeleverde gegevens en voor de financiële keuzes die op basis van het overzicht worden gemaakt.
11. Delen met anderen
Oemey deelt gegevens alleen wanneer dit nodig is voor de genoemde doelen, jij dit activeert of toestaat, of de wet dit vereist. Ontvangers kunnen zijn:
- website-, hosting-, e-mail-, database-, opslag-, formulier-, communicatie- en beveiligingsleveranciers, waaronder Web3Forms voor formulieren die via die dienst worden verzonden;
- betaalproviders, banken, boekhouders, accountants, verzekeraars en incassopartners;
- verkoopplatforms, agenda-, formulier- en integratiediensten;
- potentiële opdrachtgevers in een bemiddelingstraject, met inachtneming van artikel 9;
- professionele adviseurs en bevoegde autoriteiten wanneer noodzakelijk.
Oemey verkoopt persoonsgegevens niet. Een actuele lijst staat op Dienstverleners en subverwerkers.
12. Internationale doorgifte
Sommige leveranciers of groepsmaatschappijen kunnen buiten de Europese Economische Ruimte persoonsgegevens verwerken. Oemey gebruikt dan een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU–VS Data Privacy Framework voor een gecertificeerde ontvanger of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig.
In de dienstverlenerslijst staat per leverancier welke doorgifte mogelijk is. Je kunt contact opnemen voor meer informatie of een beschikbare kopie van de toepasselijke waarborg.
13. Bewaartermijnen
| Gegevens | Gebruikelijke termijn |
|---|---|
| Contactaanvragen en niet-gevolgde offertes | Tot twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerder verwijderen passend is of langer bewaren nodig is voor een geschil. |
| Klant-, order-, factuur- en betaaladministratie | In beginsel zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar wegens fiscale verplichtingen. |
| Projectbestanden en algemene correspondentie | Tot twee jaar na afronding, tenzij anders afgesproken of langer nodig voor ondersteuning, bewijs of een geschil. |
| Actief account en gebruikersgegevens | Gedurende het account en daarna de overeengekomen exporttermijn, doorgaans dertig dagen; wettelijke administratie en normale beveiligde back-upcycli kunnen langer gelden. |
| Support en klachten | Doorgaans tot twee jaar na afronding; langer bij een lopend geschil of wettelijke noodzaak. |
| Beveiligings- en toegangslogs onder beheer van Oemey | Niet langer dan noodzakelijk, doorgaans maximaal twaalf maanden; langer bij een concreet incident. Platformleveranciers kunnen eigen termijnen hanteren. |
| Niet-geselecteerde kandidaten | In beginsel uiterlijk vier weken na afronding van het traject; met toestemming maximaal één jaar voor toekomstige mogelijkheden. |
| Geplaatste kandidaat en bemiddelingsovereenkomst | Zolang nodig voor uitvoering, bewijs en wettelijke financiële administratie. |
| Financiële bronbestanden, bankexports en detailoverzichten voor budgethulp | Gedurende de opdracht en daarna doorgaans maximaal drie maanden, tenzij een langere termijn uitdrukkelijk is afgesproken of noodzakelijk is voor ondersteuning, een geschil of een wettelijke verplichting. |
| Coachingnotities | Doorgaans tot twee jaar na afronding, tenzij eerder verwijderen passend is of anders is afgesproken. |
| Nieuwsbrief | Tot afmelding of totdat het adres duurzaam onbruikbaar blijkt. |
| Portfolio, review en toestemming | Zolang de publicatie relevant is of totdat toestemming wordt ingetrokken, behoudens reeds rechtmatig gebruik en noodzakelijke bewijsregistratie. |
| Cookies en toestemming | Volgens de cookieverklaring, de ingestelde levensduur en zolang nodig om toestemming aan te tonen. |
Geanonimiseerde gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer zij niet meer tot een persoon kunnen worden herleid.
14. Cookies en externe inhoud
Oemey gebruikt functionele cookies en kan beperkte analytische, voorkeurs- en marketingtechnieken gebruiken. Niet-noodzakelijke cookies en externe inhoud worden alleen na toestemming geladen wanneer toestemming wettelijk vereist is.
Je kunt weigeren of voorkeuren later wijzigen. Zie de Cookieverklaring en de actuele cookie-instellingen voor naam, aanbieder, doel en levensduur.
15. Communicatie, portfolio en sociale media
Je kunt marketing altijd uitschakelen via de afmeldlink of info@oemey.nl. Serviceberichten over een bestelling, account, beveiliging of overeenkomst zijn geen marketing.
Herkenbare persoonsgegevens, privéfoto’s of verklaringen worden alleen met passende toestemming als review of portfolio gepubliceerd. Voor openbare zakelijke projectinformatie kan Oemey na belangenafweging een gerechtvaardigd belang gebruiken. Je kunt daartegen bezwaar maken. Oemey verwijdert waar mogelijk persoonsgegevens van derden uit screenshots.
Bij communicatie via sociale media verwerken Oemey en het platform ieder gegevens voor hun eigen doeleinden. Deel via openbare kanalen geen vertrouwelijke of gevoelige informatie.
16. Beveiliging
Oemey treft passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en onrechtmatige verwerking. Afhankelijk van de dienst en het risico kunnen dit zijn: versleutelde verbindingen, individuele accounts, sterke authenticatie en multifactorauthenticatie waar ondersteund, beperkte beheerrechten, actuele software, geheimhouding, beveiligingslogging en afspraken met leveranciers.
Row Level Security, back-ups en aanvullende herstelvoorzieningen worden toegepast voor zover zij daadwerkelijk voor de betreffende applicatie of dienst zijn ingericht. Geen systeem is volledig risicovrij. Meld een vermoed incident via info@oemey.nl.
17. Jouw privacyrechten
Je hebt binnen de wettelijke voorwaarden recht op informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Je kunt toestemming altijd intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking aantast. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.
Stuur een verzoek naar info@oemey.nl en vermeld om welk recht en welke gegevens het gaat. Oemey vraagt alleen aanvullende identificatie die proportioneel nodig is en vraagt niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs.
Oemey reageert in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn wettelijk worden verlengd; je ontvangt daarvan tijdig bericht. Een verzoek kan worden beperkt wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld wegens fiscale bewaring, rechten van anderen of een rechtsvordering.
18. Geautomatiseerde besluitvorming
Oemey neemt geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of iemand anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Automatische berekeningen en suggesties in software ondersteunen de gebruiker en moeten worden gecontroleerd.
19. Kinderen
Digitale producten kunnen zijn bedoeld voor activiteiten met kinderen, maar worden aangeboden aan ouders, verzorgers, scholen en andere volwassenen. Oemey vraagt kinderen niet zelfstandig een account te maken of persoonsgegevens te verstrekken.
Vermoed je dat Oemey zonder geldige grondslag gegevens van een kind verwerkt, neem dan contact op.
20. Klacht en toezicht
Neem bij een privacyklacht bij voorkeur eerst contact op zodat Oemey deze kan onderzoeken. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, wanneer je in een andere EU-lidstaat woont, bij de bevoegde toezichthouder daar.
21. Wijzigingen
Oemey kan deze verklaring aanpassen bij wijzigingen in dienstverlening, wetgeving, leveranciers of gegevensverwerkingen. De actuele versie staat op de website. Bij een wezenlijke wijziging kan Oemey aanvullend informeren via e-mail, accountmelding of websitebericht.